PROPUESTA "EXTRA": HAZ ALGO "EXTRA".

        Ayer fué un gran día. Tras todo un curso llevando el "taller de informática" y el "centrado en tarea", pensé que había que hacer algo especial para celebrar el fin de curso. En estos grupos participan personas con dificultades que se han comprometido en una o en ambas iniciativas de manera semanal de manera muy, muy satisfactoria.

Y dicho y hecho, anoche nos fuímos al cine del barrio, a ver "INTOCABLE", una gran película, que trata de dos historias personales muy diferentes, pero que, cada una por su situación, se encuentran muy hundidas, y en el encuentro sale lo mejor de cada uno, de tal forma que uno no sabe "quien salvó a quién".  Hoy debatiremos sobre ella en los grupos, pero creo que de ambas podemos, profesionales y usuarios/as, sacar mucho.Y encima basada en una hecho real.

Al plantearme hacerla, la verdad es que tuve mis dudas. (Esto del "rol de frontera" que dicen los teóricos...). Hacer algo con los/las usuarios/as fuera de mi horario laboral, subvencionar la actividad, el tema de los papeles (profesional, personal...).  Tengo que reconocer que estuve dudando hasta el último momento. Cuando lo comentaba con colegas, alguno/a me decía que "me estaba pasando", otros/as me decían que no veían dónde estaba el problema... supongo que al leerlo, cada quien pensará lo que quiera. Yo opté por liarme la manta a la cabeza. Y creo que fué acertado: el año que viene hemos decidido hacer un bote mensual (1 € )y financiarnos una actividad de este tipo, elegida entre todos/as (ya que no creo que la interventora de la Junta me dé el ok, jeje).

Sólo quiero decir que lo de anoche fué una gran experiencia para mí, y creo que para la gente que vino, incluida la alumna de prácticas, y no sólo por la peli... aunque de eso tendrán ellos/as algo que decir. Acostumbrados al despacho, o al grupo, hacer algo así (dejando muy claro que sigo siendo su TS, no su colega) me ha permitido acercarme a un grupo de personas, como persona, y aprender como profesional... Hablar de cosas "normales", en un ambiente "normal", como las que hablamos con cualquier vecino, sin tener que confirmar la cita, sin tener que apuntar (sin tener que registrar en la aplicación, je!), reirnos juntos, emocionarnos con las cosas de la peli... 

Bueno, no quiero ponerme sentimental. Únicamente agradeceros la asistencia a los/las que vinísteis, a los/las que me hicísteis ver pros y contras, y deciros que ayer para mí fué un gran día como trabajador social y como persona: GRACIAS. Y a los/as colegas de profesión, os lo aconsejo.

Si alguien quiere comentar... que lo haga. Un saludo y mucho ánimo.

Nacho

TABLON DE ANUNCIOS (para USUARIOS/AS)

Buenas a todos/as: Este post es para usuarios/as:

Tengo varios avisos que daros:

1.- Para la gente del taller de informática: el taller finalizará el 30 de mayo, será el último jueves. Pero desde el Centro Juvenil me han indicado que podéis seguir usando el aula para consultar el correo, y continuar haciendo cosillas en horario del centro. (Esto es especial para vosotros, ya que no cumplís el requisito de edad).

2.- Como habéis podido ver, no me ha dado tiempo a visitaros a todas las familias en casa, así que ya lo haré en julio, vale? La verdad es que he tenido mucho lío y como cada vez sois más...

2.- El mes que viene (junio) seréis citados todos y todas los/las perceptores/as de RMI para sesiones grupales. El tema será ¿CÓMO ME ESTÁ AFECTANDO LA CRISIS?- Creo que es un tema que tenemos que tratar y puede ser muy interesante poder compartir apoyos...

3.- Aviso para la gente que ha participado en el taller de informática (jueves 12.30) y el grupo "centrado en tarea" (jueves 10.30 alternos)... el miércoles 23 de mayo tenemos la "actividad especial de fin de curso": IREMOS AL CINE a ver INTOCABLE... es una gran película en la que nos reiremos un rato y podremos sacar ideas que trataremos en ambos grupos al día seguiente: OS VA A ENCANTAR. La sesión es a las 22.00, pero quedaremos antes: escribidme para confirmar quienes venís, a mi correo.

Un abrazo. Nacho

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (4/4)

Después de Recopilar, Procesar y Organizar… toca EJECUTAR Y REVISAR.

Si estás aplicando las otras tres fases del GTD, te habrás dado cuenta de que ejecutar es mucho más sencillo, ya que no tendrás elementos distractores, y con la seguridad de que vas eligiendo hacer las acciones de manera adecuada.

Así, después, habrá que Revisar las acciones realizadas.

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre (el transporte público es un muy buen lugar). Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Por ello tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

Lo ideal es dejarte un rato (media hora al final de la semana –viernes, propongo- para esta revisión.

Cuando estos pasos no están debidamente controlados lo que ocurre con frecuencia es que lo que elegimos hacer en un momento dado no es lo adecuado.

Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists: son una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, y permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer. Sería algo así como una lista de las acciones que siguen una secuencia que, dado que se repite, puede ser de suma utilidad tenerla en cuenta como tal lista. Por ejemplo, un/a director/a debe tener algo parecido a un cheklist de las reuniones de equipo, ya que todas ellas tienen fases comunes que es conveniente no olvidar (si no, terminarás realizando reuniones sin preparar y, finalmente, el equipo se desmotivará en referencia a las reuniones y dejarán de ser útiles). Otro ejemplo, sería la forma de hacer un informe de menores, par no olvidarse de ningún campo. A veces la aplicación informática puede guiarte (la que cada quien tenga en su centro), pero a veces se usa un informe más genérico y es preciso no olvidarse de ningún item importante: hazte una lista de control y así no tendrás que hacer memoria, ni olvidarás ningún punto que sea relevante.

Ésta, junto con la regla de los dos minutos, son elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.

Por último, algún consejillo:

• Desactiva la notificación de correo nuevo. Creo que el correo es el origen de la mayoría de las interrupciones en la oficina. Estás trabajando en un documento importante y blip recibes un correo nuevo. Obviamente debes mirar directamente de qué va el correo, porque podría ser importante... Es mejor apagar las notificaciones o cerrar la aplicación de correo completamente, y solo procesar el correo durante algunos momentos al día. Por otro lado, es la manera de evitar la tentación de leer un correo mientras atiendes a un usuario/a.
• No empieces el día leyendo tu correo. O, si lo haces, permítete unos minutos para recopilar – organizar. Así puedes empezar el día de manera productiva, y posiblemente mantienes esta productividad durante el resto del día.
• Reserva algunas horas para tareas que requieren tu concentración. Tendrás que trabajar desde casa algunas veces (al menos a mí en el despacho me es imposible, pero cada uno/a…), aíslate de vez en cuando, etc.: busca la tranquilidad.

Creo que la clave para poder hacer las cosas y sentirte bien por ello (sin estrés y sin mala conciencia de que deberías estar haciendo otras cosas)  está en identificar, reconocer y gestionar adecuadamente todo aquello que implica algún tipo de acción por tu parte.

Por último, os animo a sistematizar la aplicación de este método GTD. Yo llevo un tiempo y aún no lo he conseguido del todo, pero he avanzado (sigo en ello), y creo que puede seros de utilidad. Si quieres saber más sobre el método, te aconsejo el siguiente blog >> BLOG OPTIMA INFINITO, y hacerte con el libro, claro.

Un abrazo. Espero que os haya podido aportar algo interesante.

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (3/4)

Vamos con el tercer paso para la aplicación del GTD: depues de RECOPILAR y de PROCESAR, toca ORGANIZAR: Si empiezas a usar este método, en poco tiempo lo aplicarás de forma instintiva.

Los factores que debes considerar para organizar tus elementos accionables son dos: Tiempo y Compromiso, en referencia a la siguiente tabla (ver esquema): ¿te has comprometido a hacerlo tú? ¿hay una fecha para su realización?. Según sea la respuesta, así deberás tenerlo en cuenta...

 

 

      Así, debes colocar las tareas en las 4 listas sugeridas (bueno, 3 + calendario) que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos (como las aplicaciones también permiten consultar por fecha, o por grado de prioridad, ayudan mucho).

 

Aunque se entiende bien el uso de cualquiera de las cuatro listas, explicaré algunos conceptos:

 

·         Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe social para fiscalía por el menor “x”, la acción próxima puede ser "llamar al colegio para coordinar a las 10” o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Esto te ayudará a hacer en el futuro lo que se llaman “checklist” o listas de control, para acciones que precisen la repetición de una secuencia de tareas (esto con las tramitaciones de expedientes de SAD es lo que se viene haciendo). Parece de sentido común, pero muchas veces nos ponemos a hacer un informe de este tipo y, por las prisas, podemos olvidarnos de coordinarnos con el Colegio o el Centro de Salud ¿no?.

·         Proyectos - toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo. Todos tenemos proyectos: por ejemplo, cuando hacemos algún curso, salimos con ideas de hacer algo nuevo… si no las escribimos en algún tipo de soporte… se quedarán en eso… sólo ideas. Si las escribimos y nos esforzamos en ir concretando las tareas que son necesarias para llegar a hacerlas realidad, ¡lo conseguiremos!

·         En espera o delegado - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado. Especialmente recomendado cuando delegas en alguien o en otra institución una tarea que también se te encomendó a ti: recuerda que no te exime de tu responsabilidad (por ejemplo, tramitar la residencia temporal de “y”, cuando estás pendiente del envío de un informe médico)

·         Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'hacer el curso de informes sociales''. Si detectaste que era necesario para ti hacer algo de este tipo… no te olvides que era necesario…quizá deberás retomarlo dentro de un tiempo…

Lo primero a tener en cuenta es si ya te has comprometido a hacer esas próximas acciones o no. Si ya te has comprometido, el siguiente paso es ver si esas próximas acciones requieren que las hagas en un momento determinado o simplemente lo antes posible. Repite el mismo proceso para las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer.

Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer y que además tienen que hacerse en un momento dado debes anotarlas en tu agenda. Un ejemplo sería asistir a la reunión a la que estás convocado la semana que viene para revisión de casos en mesa de menores.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, sólo deben estar en él las cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. RECUERDA NO ABUSAR DE LA AGENDA (anterior post): puede que termines “arrastrando las tareas” un día tras otro: terminarás desilusionándote y no haciéndolas. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

Como habrás visto, el método GTD no se centra en gestionar prioridades ni urgencias, sino COMPROMISOS, el objetivo es estar seguro de que decides hacer (y dejar de hacer) de manera correcta.

Os animo a seguir en ello. un abrazo

Nacho

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (2/4)

Vamos con la segunda fase de este método (GTD, de las siglas Getting Things Done, de David Allen) cuya aplicación puede hacernos ganar aproximadamente 2 horas diarias (según los expertos, yo ya os he dicho que aún no lo he conseguido al 100%): después de RECOPILAR, toca PROCESAR. Creo que puede ser herramienta en nuestro quehacer diario: os animo a intentarlo…

 

     Una vez ya hemos ido recopilando las tareas en un sistema recordatorio único (lee el anterior post), la segunda fase consiste en procesarlas. Para esta parte es necesaria un poco de disciplina. Se trataría de, diariamente, al final del día o de la jornada laboral, dedicar cinco minutos a procesar todo lo puesto en ese “cesto”. Para hacerlo bien, deberías seguir estrictamente este orden (mira la imagen):

 

·         Empezar siempre por el principio (o por el mismo lugar): en caso contrario terminarás fijándote en lo que te gusta, o en lo último que apuntaste.

·         No procesar más de un elemento a la vez.

·         No enviar de vuelta al "cesto" a ningún elemento; mira qué hacer con la tarea y haz algo con ella, si no, se convertirá en otro “frente abierto” (idea que te ronda continuamente y con la que no haces nada más que perder el tiempo pensando en ella).

·         Si un elemento requiere de una acción para ser realizado, ten en cuenta que:

o        Regla de los dos minutos: Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. Esta es una mis máximas, pero creo que es de los principios más útiles del GTD. Actuar así previene la sobrecarga de tareas y, además, produce una sensación de eficacia en la persona destinataria y un aumento de la confianza en tu trabajo. "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

o        Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente a quien corresponda, no te cargues con lo que le compete a otra persona, pero, si no te fías, pásalo a la lista de “elementos delegados”: por ejemplo, estás esperando a que un compañero haga una gestión para poder trasladar un expediente, no lo acumules en tu mesa: te distraerá de las tareas que realmente sí tienes que hacer tú.

o        Si te llevará más de dos minutos, habrá que pasar al punto “organizar”, en unos días lo publicaré…

·         Si un elemento no requiere acción:

o        Elimínalo.

o        Quizá sea algún material (enlaces, videos, fotos) almacenar como referencia y ser usado más adelante, por ejemplo, para una sesión grupal… con respecto a este tipo de materiales, debes crear una carpeta en Outlook con correos interesantes, o en evernote, o en ASTRID (o en una hoja aparte en esa agenda, para los/las amantes del papel).

Cuando hayas terminado de Procesar tu “cesto”, habrás:

1. Eliminado lo que no necesitas
2. Completado todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
3. Delegado las tareas que se puedan delegar
4. Establecido una serie de recordatorios para las acciones que te hayas comprometido a hacer  y que requieran más de 2 minutos
5. Identificado todos tus proyectos (sobre el tema de los proyectos hablaré en el último post)

En unos días, prometo la siguiente fase:  ORGANIZAR.

Ya he hablado con gente que está siguiéndo este blog y está en ello, así que ya me comentaréis resultados. Si tenéis dudas, escribidme al correo o comentad el post abajo.

Ánimo.

Nacho