GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (4/4)

Después de Recopilar, Procesar y Organizar… toca EJECUTAR Y REVISAR.

Si estás aplicando las otras tres fases del GTD, te habrás dado cuenta de que ejecutar es mucho más sencillo, ya que no tendrás elementos distractores, y con la seguridad de que vas eligiendo hacer las acciones de manera adecuada.

Así, después, habrá que Revisar las acciones realizadas.

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre (el transporte público es un muy buen lugar). Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Por ello tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

Lo ideal es dejarte un rato (media hora al final de la semana –viernes, propongo- para esta revisión.

Cuando estos pasos no están debidamente controlados lo que ocurre con frecuencia es que lo que elegimos hacer en un momento dado no es lo adecuado.

Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists: son una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, y permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer. Sería algo así como una lista de las acciones que siguen una secuencia que, dado que se repite, puede ser de suma utilidad tenerla en cuenta como tal lista. Por ejemplo, un/a director/a debe tener algo parecido a un cheklist de las reuniones de equipo, ya que todas ellas tienen fases comunes que es conveniente no olvidar (si no, terminarás realizando reuniones sin preparar y, finalmente, el equipo se desmotivará en referencia a las reuniones y dejarán de ser útiles). Otro ejemplo, sería la forma de hacer un informe de menores, par no olvidarse de ningún campo. A veces la aplicación informática puede guiarte (la que cada quien tenga en su centro), pero a veces se usa un informe más genérico y es preciso no olvidarse de ningún item importante: hazte una lista de control y así no tendrás que hacer memoria, ni olvidarás ningún punto que sea relevante.

Ésta, junto con la regla de los dos minutos, son elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.

Por último, algún consejillo:

• Desactiva la notificación de correo nuevo. Creo que el correo es el origen de la mayoría de las interrupciones en la oficina. Estás trabajando en un documento importante y blip recibes un correo nuevo. Obviamente debes mirar directamente de qué va el correo, porque podría ser importante... Es mejor apagar las notificaciones o cerrar la aplicación de correo completamente, y solo procesar el correo durante algunos momentos al día. Por otro lado, es la manera de evitar la tentación de leer un correo mientras atiendes a un usuario/a.
• No empieces el día leyendo tu correo. O, si lo haces, permítete unos minutos para recopilar – organizar. Así puedes empezar el día de manera productiva, y posiblemente mantienes esta productividad durante el resto del día.
• Reserva algunas horas para tareas que requieren tu concentración. Tendrás que trabajar desde casa algunas veces (al menos a mí en el despacho me es imposible, pero cada uno/a…), aíslate de vez en cuando, etc.: busca la tranquilidad.

Creo que la clave para poder hacer las cosas y sentirte bien por ello (sin estrés y sin mala conciencia de que deberías estar haciendo otras cosas)  está en identificar, reconocer y gestionar adecuadamente todo aquello que implica algún tipo de acción por tu parte.

Por último, os animo a sistematizar la aplicación de este método GTD. Yo llevo un tiempo y aún no lo he conseguido del todo, pero he avanzado (sigo en ello), y creo que puede seros de utilidad. Si quieres saber más sobre el método, te aconsejo el siguiente blog >> BLOG OPTIMA INFINITO, y hacerte con el libro, claro.

Un abrazo. Espero que os haya podido aportar algo interesante.