PRODUCTIVIDAD Y APPs

OFERTAS DE EMPLEO Y CURSOS, AL FINAL DEL POST

La semana pasada llegó a mis manos una entrada de un compañero de Chile que tituló "12 Herramientas virtuales para ser un Trabajador Social altamente productivo". Aconsejo no sólo leerla, sino seguir ese blog. El caso es que varias colegas me lo remitieron porque sabían que me me gustaría y por supuesto que acertaron, pero creo que hay que tener ciertas cautelas.

En primer lugar: aunque las TIC pueden multiplicar tu productividad, también pueden perjudicarla: nuevamente, el problema no es la herramienta, sino cómo la uses.

De hecho, el método de mejora de la productividad GTD que yo aplico, podría no precisar nada más que una simple agenda y un paquete de etiquetas removibles ("post-it"), por lo que aconsejaría no sucumbir al ansia instaladora que a veces nos entra al leer este tipo de artículos tecnológicos. Sin embargo, qué duda cabe: la tecnología representa una oportunidad única para aumentar nuestra productividad, máxime con la gran cantidad de información que manejamos a día de hoy (se dice que 10 veces más que hace 10 años). 

Aunque pueda parecer contradictorio desde un profesional apasionado por las TIC, os diré que hay que ser cauto/a a la hora de instalar cualquier APP en un equipo: existe cierto consumo compulsivo de aplicaciones, y la fiebre instaladora puede llevarnos, precisamente, al caos, y, por tanto, alejarnos de la productividad tan anhelada.

Me refiero a dominar nuestros dispositivos y ordenador (que a veces se convierte en un vertedero de archivos y un agujero negro para nuestra productividad), y, en relación a las apps, informarnos, e incluso plantearnos si, antes de instalar una nueva, realmente la necesitamos o, si la que ya teníamos podía darnos ese mismo servicio. Es más, en ocasiones, la instalación de determinadas aplicaciones, bloquea nuestro terminal, sea tablet, movil o incluso pc.

Mi experiencia, al menos, es que hubo un tiempo en el que me volví loco por las APPs, instalé multitud de ellas y casi muero, je: es más, mi productividad bajó bastante por la dispersión (y mi móvil se llenó de publicidad). 

En segundo lugar, si alguien me preguntase, a día de hoy, sobre cómo comenzar en el mundo de las apps... no lo dudaría: le diría simplemente: "Google". No me llevo ninguna comisión, que conste, pero ofrece casi todo lo que yo necesito: 

• Google Calendar es formidable para programar citas, etc, 
• Gmail es un gestor de correo de gran capacidad
• Google keep para anotar ideas, etc. (es un capturador de notas, como Evernote) 
• Googgle Maps: ya no necesitas tomtom ni nada de eso (aunque ayer me jugó una mala pasada y me tuvo dando vueltas)
• Google Hangout para multiconferencias, 
• Google Drive, para subir archivos a nube
• Google Documentos para compartir documentos en trabajo colaborativo...
• Blogger para gestionar este blog ( que analizo con Google analytics)...  
• Google+ cada vez más, desplaza al resto de redes sociales como facebook y twitter...
• Es más, desde que Google now se anticipa a mis gustos, me avisa de citas (por ejemplo, reservas) remitidas por email, e incluso me indica lo que tardaré en llegar a casa o el tiempo que hace... me ha terminado de convencer. Incluso Youtube (que es de Google) me propone la música que me apetece... ( si mis hijos no abrieron con mi sesión, en cuyo caso me ofrece pokemon o Peppa Pig, je)

Por todo ello, así, sin necesidad de aplicaciones más selectas, no lo pensaría demasiado: Google y ya está. Además, todas ellas 

• Se sincronizan (excepto blogger, que es un poco patatera), 
• Son herramientas multiplataforma (por lo tanto, independientes del dispositivo que usemos), y
• Son gratuitas 

Al menos yo, estoy en la línea de simplificar en este sentido y construir mi oficina virtual. 

Vamos, que estoy apunto de dejar hasta a mi inseparable Evernote aunque mantengo también Dropbox como nube (aunque ya tengo varias por ahí).  No obstante, este proceso lo haré paulatinamente, aunque, Daniel, bucearé en alguna, me has picado...

En conclusión: las APPs pueden multiplicar tu productividad, pero ojo con la fiebre instaladora: puede dar al traste con ella.

Nacho

Hoy os dejo con Lean on me (Apóyate en mí), interpretada por la gente de Playing for Change. Muy buena.

OFERTAS DE EMPLEO Y CURSOS RECIBIDOS ESTA SEMANA: DESCARGAR

CUESTIÓN DE ORGANIZARSE

AVISO 1: CURSOS Y OFERTAS DE EMPLEO, AL FINAL DEL POST.

AVISO 2: MAÑANA 17 DE OCTUBRE: DIA INTERNACIONAL de LA ERRADICACION DE LA POBREZA: ¡HASTA AQUÍ! > PINCHA AQUI

Esta entrada va dedicada a tanto/a colega que siente que está "hasta arriba", y muy especialmente a los/las que participarán en el "taller de gestión del tiempo y tareas" que haré para los y las TS Vallecanos, a los que usaré de conejillos de indias antes del Congreso de TS.

Iré al tema: SOBRECARGA Y ESTRÉS son palabras habituales entre colegas ("las teleasistencias", "las ayudas", "la lista de espera"...) y profanos. Tanto, que se puede llegar a creer que no hay solución. Pero esa, justo, es la peor de las soluciones: tirar la toalla.

Y es que, con las tareas, se cumple la ley de los gases: ocupan todo el espacio posible: es decir, cualquier trabajo puede producir estrés, independientemente de si eres trabajador/a social, diputado/a, albañil, o trabajas en casa: la cuestión es si las tareas te dominan a ti o tú a las tareas.

Y de ello depende en gran parte si te encontrarás satisfecho con tu trabajo, y, por extensión, con tu vida. Por descontado: sólo en el segundo caso podrás innovar: estoy convencido. 

Como bien es sabido, nuestro trabajo se caracteriza por ser algo así como "profesionales multitarea", ya que tenemos que simultanear varias funciones: atención al público presencial, coordinación con entidades, plazos administrativos para instruir expedientes, atención a urgencias /imprevistos, las continuas interrupciones... y una gran carga emocional al acompañar a personas con grandes dificultades y carencias.

Todo ello, o se domina, o tengo la seguridad de que te acaba quemando. Y quemarte supone un grave riesgo no sólo para tu trabajo y para las personas a las que atendemos, que no tienen culpa de nuestro queme: termina afectando a nuestra vida personal y familiar. Y sin dudar de los condicionantes institucionales, creo firmemente que, algo, depende de cada uno/a. 

Hace poco, en los círculos de blogs que sigo sobre el tema de la productividad, se abría un debate muy interesante sobre la mentalidad que aún hay en la administración de "echar horas", como si se tratasen de meter tomates en un cesto, con una óptica muy poco centrada en el trabajo por objetivos, y propia de la era industrial: nuestro trabajo no puede ser esperar "a ver quién entra por la puerta", como si trabajase en la línea de montaje de una factoría.

 

Por eso, y como sé que la gente que me lee es inquieta y se deja la piel por hacer mejor su trabajo, os propongo un método sencillo que os dará un autodiagnóstico sobre productividad, que no debe ser confundido con producir más, sino mejor: algo muy unido a la eficiencia: se trata de hacer lo que debes, cuando debes, y disfrutar de ello. Os lo enlazo este test sencillo que J Manuel Bolívar en su blog (muy recomendable) > AQUI. Si quieres leer las preguntas en castellano, pincha >> AQUÍ. (pero para saber el resultado, tendrás que cumplimentarla en la tabla original) Os aconsejo hacerlo.

Si el resultado no es todo lo positivo que crees debería ser, te aconsejo dedicar un rato a pensar en ello.

Será el tiempo mejor empleado (más que hacer 500 teleasistencias, jeje). Te sugiero leer las entradas que escribí el año pasado >VER, y leer/trabajarte un libro (o al menos, su blog): Gestiona mejor tu vida, de Berto Pena, uno de los maestros del GTD (si me seguís desde hace tiempo, ya sabéis que es un método de mejora de la productividad que intento aplicar desde hace años, aunque hay otros, como el 123, ABC, ALPEN, etc.).Lo importante es no  tirar la toalla y no acabar convertido en "trabajadores/as sociales de factoría" .

Ahí lo dejo. No termines contaminado (ni contaminando, claro): ponte manos a ello... antes de que sea tarde.

Ánimo.

Nacho

Mi recomendación musical para esta entrada: Working Class Hero, interpretada por Green Day, que merece ser escuchada y leída.

 AVISO: OFERTAS DE EMPLEO Y CURSOS (Gracias, Jacqueline)>>AQUI

LISTAS DE ESPERA ¿SON INEVITABLES?

Aviso para usuarios/as: taller de empeo y de movilidad laboral: al final de la entrada.

Hace unos días hablé con una mujer a la que atendí hasta hace poco, que se había trasladado a otro Centro de Servicios Sociales y me llamaba desesperada: en su nuevo centro "no le daban cita hasta dentro de 2 meses". 

Al poco hablé con una colega al respecto... es un tema recurrente entre nosotros... parece como una losa inamovible e inavitable. Bien. No es un tema fácil, pero me siento en la obligación de afrontarlo, como uno de los que, sinceramente, creo que nos "quita" más puntos a la hora de atender al ciudadano, demostrar lo mucho que valemos y, en definitiva, defender nuestro sistema. Y es que la puerta de acceso dice mucho de lo que uno se encontrará después ¿o no?.

Sinceramente, desde fuera, y seré un poco duro: un servicio de atencion primaria para el que hay más de quince días de espera para acceder, necesita un reforma URGENTE, o hay que cargárselo, porque pierde su objetivo. Como es lógico, abogo por lo primero, pero antes de hacer propuestas, reflexionaré, aunque perdonadme si hablo así, en general, sabiendo que hay muchas particularidades:



Cartel con el que me topé el otro
día en un restaurante.
¿esperen, serán atendidos
o esperen ser atendidos -o no-?
Un error curioso...

Lo primero: está demostrado: las listas de espera se retroalimentan: si pido cita en Servicios Sociales, y me la dan para dentro de dos meses, cuando llegue esa fecha, lo más probable es que no acuda. Y es porque me puede haber pasado lo siguiente:

1.- Se me ha olvidado: luego quizá esa cita no era necesaria ¿era una cita "de compromiso"? ¿de seguimiento?  ¿no pasa nada si no voy?. Quizá habría que reformular ese tipo de intervención: sería más necesario algo de tipo más "de fondo", y por tanto, más que una individual, quizá necesito más un tratamiento grupal, o familiar...

2.- He resuelto el problema, luego la cita ya no es necesaria.

3.- Se ha resuelto el problema (me han echado de mi casa, me he muerto, etc., igual no dejé claro que se trataba de una urgencia, pero es que mucha gente no sabe que hay un procedimiento de urgencia, o no sabe indicarlo adecuadamente). La cita ya no es necesaria, claro.

4.- Sigo sin resolverlo, y encima, estoy muy enfadado: el problema de hace un mes, ahora es mucho más grave. Hace un mes no tenía para pagar la luz, ahora ya me han cortado la luz, el teléfono, el gas... y dar de alta todo eso ya vale 10 veces más, y llego a la cita desesperado. Sabemos que tratar lo preventivo o incipiente es más barato que lo paliativo. Por ejemplo: compara el precio  de tratar una caries a tiempo o tener que pagar una endodoncia... o un implante.

     Por supuesto, la primera de las causas de la existencia de listas de espera es una escasa dotación de profesionales, de eso no tengo duda, pero... aún así:  ¿de veras no podemos hacer nada?... a veces escucho que la culpa es de "la situación actual". Bueno, yo llevo ya casi 10 años en Servicios Sociales... y veo que donde hoy hay lista de espera ¡ya la había cuando empecé! y eso que, de manera general, es innegable que las plantillas han crecido desde entonces: luego el número de profesionales, no es el único problema.

    No me puedo explicar cómo un centro o profesional tienen una lista de espera de 1 mes (o más) de manera permanente (en situación normal, no estoy hablando de vacaciones, bajas, etc.), Y NO PASA NADA. Y NADIE SE PLANTEA NADA. Creo que en esos casos existe dejadez, por parte de la institución, que al final es la responsable última de dar una atención de calidad,  pero, ojo, las instituciones están formadas por profesionales... igual parte de responsabilidad en cambiar las cosas, tenemos ¿o no?

   Sé que quizá estoy removiendo a alguien. Si es así, enhorabuena: la motivación es la mejor herramienta para el cambio. Os propongo un pequeño ejercicio sobre el uso eficiente de la agenda de citas que te llevará 2 minutos (y ganarás horas). Analiza tu agenda de la última semana con la tabla que te adjunto, en la que te propongo unas preguntas: >>DESCARGAR TABLA

• ¿Cuántas citas fueron meras consultas informativas del tipo "cómo va mi expediente"?
• ¿Cuántas citas fueron de las que se hubieran resuelto con un "toma el listado de recursos de búsqueda de empleo" o "toma la solicitud"?
• ¿Cuántas citas fueron de tipo informativo, como, por ejemplo "cómo va ahora lo de las residencias?"
• ¿Cuantas citas fueron de tipo "seguimiento"? por ejemplo "vengo porque hay que venir cada 3 meses"
• ¿Cuantas citas fueron de tipo "me han requerido esta documentación y no sé dónde se saca este papel" o " quiero saber si todo está bien"?

He elaborado la tabla de excel ( con la ayuda de Cris, administrativa de mi Centro, una fiera con las tablas) con tiempos estimados -orientativos-, con la que pretendo ayudarte a reflexionar sobre la eficiencia de tu agenda y su repercusión en la lista de espera >>DESCARGAR. Te servirá para la próxima entrada, donde ofreceré propuestas posibles.

Y acabo: el objetivo no es sólo rebajar las listas de espera, sino atender mejor a quien más lo necesita: recuperar tiempo para la intervención social.

En la próxima entrada, las propuestas. Prometido. Hoy os dejo con el comecome. (y no pretendo molestar, sólo proponer, que conste).

Ánimo
Nacho

Mi recomendación musical para hoy: Serenade, de Dover. Es buena, y en un momento dice y repite: "Si este va a ser mi destino, no quiero esperar a que me llegue, trabajaré tan duro que me dolerán las manos".

AVISO: Taller de empleo y de movilidad laboral: AESCO. c/ Concordia 6. Tlf 914775831

91 477 58 31 / 605 887 517

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (4/4)

Después de Recopilar, Procesar y Organizar… toca EJECUTAR Y REVISAR.

Si estás aplicando las otras tres fases del GTD, te habrás dado cuenta de que ejecutar es mucho más sencillo, ya que no tendrás elementos distractores, y con la seguridad de que vas eligiendo hacer las acciones de manera adecuada.

Así, después, habrá que Revisar las acciones realizadas.

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre (el transporte público es un muy buen lugar). Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Por ello tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

Lo ideal es dejarte un rato (media hora al final de la semana –viernes, propongo- para esta revisión.

Cuando estos pasos no están debidamente controlados lo que ocurre con frecuencia es que lo que elegimos hacer en un momento dado no es lo adecuado.

Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists: son una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, y permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer. Sería algo así como una lista de las acciones que siguen una secuencia que, dado que se repite, puede ser de suma utilidad tenerla en cuenta como tal lista. Por ejemplo, un/a director/a debe tener algo parecido a un cheklist de las reuniones de equipo, ya que todas ellas tienen fases comunes que es conveniente no olvidar (si no, terminarás realizando reuniones sin preparar y, finalmente, el equipo se desmotivará en referencia a las reuniones y dejarán de ser útiles). Otro ejemplo, sería la forma de hacer un informe de menores, par no olvidarse de ningún campo. A veces la aplicación informática puede guiarte (la que cada quien tenga en su centro), pero a veces se usa un informe más genérico y es preciso no olvidarse de ningún item importante: hazte una lista de control y así no tendrás que hacer memoria, ni olvidarás ningún punto que sea relevante.

Ésta, junto con la regla de los dos minutos, son elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.

Por último, algún consejillo:

• Desactiva la notificación de correo nuevo. Creo que el correo es el origen de la mayoría de las interrupciones en la oficina. Estás trabajando en un documento importante y blip recibes un correo nuevo. Obviamente debes mirar directamente de qué va el correo, porque podría ser importante... Es mejor apagar las notificaciones o cerrar la aplicación de correo completamente, y solo procesar el correo durante algunos momentos al día. Por otro lado, es la manera de evitar la tentación de leer un correo mientras atiendes a un usuario/a.
• No empieces el día leyendo tu correo. O, si lo haces, permítete unos minutos para recopilar – organizar. Así puedes empezar el día de manera productiva, y posiblemente mantienes esta productividad durante el resto del día.
• Reserva algunas horas para tareas que requieren tu concentración. Tendrás que trabajar desde casa algunas veces (al menos a mí en el despacho me es imposible, pero cada uno/a…), aíslate de vez en cuando, etc.: busca la tranquilidad.

Creo que la clave para poder hacer las cosas y sentirte bien por ello (sin estrés y sin mala conciencia de que deberías estar haciendo otras cosas)  está en identificar, reconocer y gestionar adecuadamente todo aquello que implica algún tipo de acción por tu parte.

Por último, os animo a sistematizar la aplicación de este método GTD. Yo llevo un tiempo y aún no lo he conseguido del todo, pero he avanzado (sigo en ello), y creo que puede seros de utilidad. Si quieres saber más sobre el método, te aconsejo el siguiente blog >> BLOG OPTIMA INFINITO, y hacerte con el libro, claro.

Un abrazo. Espero que os haya podido aportar algo interesante.

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (3/4)

Vamos con el tercer paso para la aplicación del GTD: depues de RECOPILAR y de PROCESAR, toca ORGANIZAR: Si empiezas a usar este método, en poco tiempo lo aplicarás de forma instintiva.

Los factores que debes considerar para organizar tus elementos accionables son dos: Tiempo y Compromiso, en referencia a la siguiente tabla (ver esquema): ¿te has comprometido a hacerlo tú? ¿hay una fecha para su realización?. Según sea la respuesta, así deberás tenerlo en cuenta...

 

 

      Así, debes colocar las tareas en las 4 listas sugeridas (bueno, 3 + calendario) que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos (como las aplicaciones también permiten consultar por fecha, o por grado de prioridad, ayudan mucho).

 

Aunque se entiende bien el uso de cualquiera de las cuatro listas, explicaré algunos conceptos:

 

·         Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe social para fiscalía por el menor “x”, la acción próxima puede ser "llamar al colegio para coordinar a las 10” o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Esto te ayudará a hacer en el futuro lo que se llaman “checklist” o listas de control, para acciones que precisen la repetición de una secuencia de tareas (esto con las tramitaciones de expedientes de SAD es lo que se viene haciendo). Parece de sentido común, pero muchas veces nos ponemos a hacer un informe de este tipo y, por las prisas, podemos olvidarnos de coordinarnos con el Colegio o el Centro de Salud ¿no?.

·         Proyectos - toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo. Todos tenemos proyectos: por ejemplo, cuando hacemos algún curso, salimos con ideas de hacer algo nuevo… si no las escribimos en algún tipo de soporte… se quedarán en eso… sólo ideas. Si las escribimos y nos esforzamos en ir concretando las tareas que son necesarias para llegar a hacerlas realidad, ¡lo conseguiremos!

·         En espera o delegado - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado. Especialmente recomendado cuando delegas en alguien o en otra institución una tarea que también se te encomendó a ti: recuerda que no te exime de tu responsabilidad (por ejemplo, tramitar la residencia temporal de “y”, cuando estás pendiente del envío de un informe médico)

·         Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'hacer el curso de informes sociales''. Si detectaste que era necesario para ti hacer algo de este tipo… no te olvides que era necesario…quizá deberás retomarlo dentro de un tiempo…

Lo primero a tener en cuenta es si ya te has comprometido a hacer esas próximas acciones o no. Si ya te has comprometido, el siguiente paso es ver si esas próximas acciones requieren que las hagas en un momento determinado o simplemente lo antes posible. Repite el mismo proceso para las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer.

Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer y que además tienen que hacerse en un momento dado debes anotarlas en tu agenda. Un ejemplo sería asistir a la reunión a la que estás convocado la semana que viene para revisión de casos en mesa de menores.

Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, sólo deben estar en él las cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. RECUERDA NO ABUSAR DE LA AGENDA (anterior post): puede que termines “arrastrando las tareas” un día tras otro: terminarás desilusionándote y no haciéndolas. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas.

Como habrás visto, el método GTD no se centra en gestionar prioridades ni urgencias, sino COMPROMISOS, el objetivo es estar seguro de que decides hacer (y dejar de hacer) de manera correcta.

Os animo a seguir en ello. un abrazo

Nacho

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (2/4)

Vamos con la segunda fase de este método (GTD, de las siglas Getting Things Done, de David Allen) cuya aplicación puede hacernos ganar aproximadamente 2 horas diarias (según los expertos, yo ya os he dicho que aún no lo he conseguido al 100%): después de RECOPILAR, toca PROCESAR. Creo que puede ser herramienta en nuestro quehacer diario: os animo a intentarlo…

 

     Una vez ya hemos ido recopilando las tareas en un sistema recordatorio único (lee el anterior post), la segunda fase consiste en procesarlas. Para esta parte es necesaria un poco de disciplina. Se trataría de, diariamente, al final del día o de la jornada laboral, dedicar cinco minutos a procesar todo lo puesto en ese “cesto”. Para hacerlo bien, deberías seguir estrictamente este orden (mira la imagen):

 

·         Empezar siempre por el principio (o por el mismo lugar): en caso contrario terminarás fijándote en lo que te gusta, o en lo último que apuntaste.

·         No procesar más de un elemento a la vez.

·         No enviar de vuelta al "cesto" a ningún elemento; mira qué hacer con la tarea y haz algo con ella, si no, se convertirá en otro “frente abierto” (idea que te ronda continuamente y con la que no haces nada más que perder el tiempo pensando en ella).

·         Si un elemento requiere de una acción para ser realizado, ten en cuenta que:

o        Regla de los dos minutos: Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. Esta es una mis máximas, pero creo que es de los principios más útiles del GTD. Actuar así previene la sobrecarga de tareas y, además, produce una sensación de eficacia en la persona destinataria y un aumento de la confianza en tu trabajo. "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

o        Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente a quien corresponda, no te cargues con lo que le compete a otra persona, pero, si no te fías, pásalo a la lista de “elementos delegados”: por ejemplo, estás esperando a que un compañero haga una gestión para poder trasladar un expediente, no lo acumules en tu mesa: te distraerá de las tareas que realmente sí tienes que hacer tú.

o        Si te llevará más de dos minutos, habrá que pasar al punto “organizar”, en unos días lo publicaré…

·         Si un elemento no requiere acción:

o        Elimínalo.

o        Quizá sea algún material (enlaces, videos, fotos) almacenar como referencia y ser usado más adelante, por ejemplo, para una sesión grupal… con respecto a este tipo de materiales, debes crear una carpeta en Outlook con correos interesantes, o en evernote, o en ASTRID (o en una hoja aparte en esa agenda, para los/las amantes del papel).

Cuando hayas terminado de Procesar tu “cesto”, habrás:

1. Eliminado lo que no necesitas
2. Completado todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
3. Delegado las tareas que se puedan delegar
4. Establecido una serie de recordatorios para las acciones que te hayas comprometido a hacer  y que requieran más de 2 minutos
5. Identificado todos tus proyectos (sobre el tema de los proyectos hablaré en el último post)

En unos días, prometo la siguiente fase:  ORGANIZAR.

Ya he hablado con gente que está siguiéndo este blog y está en ello, así que ya me comentaréis resultados. Si tenéis dudas, escribidme al correo o comentad el post abajo.

Ánimo.

Nacho

GTD para TRABAJADORES/AS SOCIALES (1/4)

      Como ya adelanté en el post anterior, me gustaría dedicar algunas entradas al METODO GTD ( de las siglas de Getting Things Done, un libro de David Allen que en castellano se ha publicado como "Organízate con eficacia") de mejora de la productividad, que intentaré adaptar a la tarea de un/a trabajador/a social de ASP (Atencion Social Primaria). PROBAR NO CUESTA NADA, Y, DE VERAS: ¡FUNCIONA!.

Serán 4 post, así que comencemos por el principio...

Esquema básico GTD

Las fases del GTD son las lógicas de la programación “proactiva”:

·        Recopilar,

·        Procesar,

·        Organizar,

·        Ejecutar y

·        Revisar.

Vamos, algo muy parecido al famoso “Método básico del trabajo social”: el problema es que al final terminamos trabajando al estilo reactivo, es decir, improvisando, sin ningún tipo de programación.

Hoy me centraré en la primera fase: RECOPILAR (tareas).

Partimos del siguiente principio que establece David Allen: “El tiempo que mantenemos algo en la mente y la cantidad de cosas que hacemos al respecto, por lo general, son inversamente proporcionales”: la idea inicial del GTD es sacar las ideas de la cabeza, ponerlas en un sistema recordatorio único (bueno, hay gente que aconseja tener 2, uno de tipo personal y otro de tipo profesional, pero lo lógico es empezar a tener uno, y luego ir viendo): no parece lógico perder el tiempo en darle vueltas a algo y no hacer nada: Lo que no sacas de tu mente y lo “elaboras”, no llega a ser ni tan siquiera un “proyecto”: será siempre un pensamiento “molesto” (“ruido”).

Ejemplo 1: En ocasiones hablo con TS que quieren hacer intervención grupal; esto es una idea que les ronda, pero nunca lo han escrito en ninguna parte, ni mucho menos se han planteado cual sería la primera acción a realizar para llegar a hacer real ese “proyecto” de hacer grupos. (¿Lo primero no sería agrupar a las personas usuarias por colectivos/ intereses o prestaciones?). Es un claro ejemplo de idea que no ha llegado a nada, y que encima te está machacando porque sabes que no lo haces, cuando sabes que “deberías”. (También hay gente que primero piensa en todas las dificultades que puede encontrarse: eso es mucho peor y sería un pensamiento que llamo “tóxico” porque bloquea cualquier tipo de proyecto).

Otro ejemplo: con frecuencia acabas la atención al público, y te pones a hacer aquello que consideras que es prioritario: imagina que estás haciendo un informe sobre una familia, (tarea a la que das prioridad 1) y te entra una llamada, y el informe pasa a prioridad 2, después te llega un correo, y otra llamada... finalmente, terminas olvidando lo prioritario que era hacer el informe, y quien sabe si, al final, te olvidarás de hacerlo: debes intentar finalizar aquello que has empezado, especialmente si es una micro-tarea. Consejo: no atiendas a una persona si no finalizaste el seguimiento de la anterior: una persona se irá más tranquila si ve que has “finalizado” con su expediente que si ve que lo amontonas en una torre de papeles. Por otra parte, corres el riesgo de que se te termine olvidando (sólo para micro-tareas, si te va a llevar más, anótalo en su sistema recordatorio).

Organizarse por nivel de prioridad no es práctico, ya que van entrando cosas que van desplazando continuamente las prioridades: En nuestro trabajo, existen numerosas “bandejas de entrada”: el correo electrónico, la bandeja de administración del centro, el teléfono, el fax… y los elementos generadores de tareas son de diversa índole: peticiones de informes, solicitudes que sabemos no son urgentes (porque, por ejemplo, no hay presupuesto y no urgen), listados de usuarios que hay que revisar antes de una fecha concreta, etc. ESTO GENERA UN GRAN VOLÚMEN DE ENTRADAS que puede llegar a “colapsarnos” por estrés o bien a que no realicemos las tareas de forma adecuada y al final nos dediquemos a lo que más nos apetece en ese momento, lo último que nos ha llegado, o simplemente a lo que es más fácil de realizar.

La propuesta es que toda tarea, sea “sacada de nuestra mente”, y de nuestra mesa, anotándolo en una lista, para luego poder procesarlos: debes mantener un único sistema recordatorio. Tradicionalmente se usa la agenda… UNA AGENDA, como sistema recordatorio NO VALE (toda tarea no lleva fecha de realización: cuando explique cómo organizar, lo trataré, pero no puedes ir anotando cualquier tarea con fecha, ¡eso te llevará al colapso!). Si usas así la agenda, te verás “arrastrando” tareas pendientes diariamente y tu nivel de estrés no disminuirá precisamente.

En concreto, para quien quiera probar, propongo:

• Para los amantes de la agenda-papel: una hoja al final de la agenda con post-it removibles, o una libreta (tipo moleskine),
• Para los usuarios del servicio de correo electrónico de Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos,
• Para aquellos que dispongan de smartphone, aconsejo la aplicación llamada ASTRID (gratuita), que en cuanto comienzas a usarla, de manera instintiva, te va ayudando a luego procesar los elementos. Yo es la que uso (aunque también use evernote, que tampoco está mal, pero es un poco más compleja)

Si alguien se anima y le funciona (o no), que comente...

Ánimo. Nacho

TRABAJADOR/A SOCIAL "DE BASE" Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

            Seguro que al leer el título, algo nos choca... ¿trabajo social? ¿productividad?: como profesionales, la práctica del trabajador social no está exenta de la aplicación de métodos de mejora de la productividad, aunque a veces estos términos (eficacia, gestión, etc.) produzcan cierto rechazo (sobre la razón de este rechazo, ya hablaremos en otro momento).

           Sin negar que una atención social de calidad pasa por un incremento de la dotación de las plantillas, (o, al menos, una no disminución de las mismas) también es cierto que dinámicas profesionales muy consolidadas en la atención directa y escasamente planificadas suponen una gran dificultad a la hora de emprender nuevos retos y nuevas metodologías. Creo que tenemos bastante trabajo que hacer.

            Así, a grosso modo, nuestra tarea en los Servicios Sociales se caracteriza, entre otras cosas, por una atención al público de manera presencial y telefónica en determinadas franjas horarias, la coordinación con entidades, la obligatoriedad de determinados plazos administrativos, la atención a urgencias, la multiplicidad de tareas procedentes de distintas formas de entrada (presencial, petición de informes desde otras instituciones, la petición de informes por el propio usuario, telefónica, etc.), las continuas interrupciones, la carga emocional que representa la atención a población en situación de crisis, la influencia de marcos estructurales y plantemientos políticos sobre nuestro  trabajo, la necesidad de una formación continua y de un contacto permanente con nuevas iniciativas profesionales, sociopolíticas, etc. UFFFF!!!

Todo ello, y como es lógico, si no es planificado convenientemente, contribuye a aumentar las dificultades ya existentes para poder ofrecer una atención de la calidad, realizar visitas a domicilio, a las entidades… “salir del despacho”, encontrar espacios de encuentro y supervisión interprofesional y, en definitiva, evolucionar en las formas de atención y diseñar metodologías diferentes a la atención a demanda, adelantándose a la misma, atenciones grupales, etc. Con frecuencia se escucha lo de “me falta tiempo” sin que se reflexione sobre la forma de organizar el trabajo.

           Además, estamos hoy por hoy en una sociedad permanentemente cambiante, con parámetros globales y locales, nuevas realidades, nuevas normativas, iniciativas diversas... que nos obligan a modificar los paradigmas de planificación habituales, especialmente cuando existe el grave riesgo de terminar  aplicando lo que muchos denominan “modelo de planificación reactivo”,o, lo que es lo mismo, “improvisar sobre la marcha en el último momento”.

En el mes de diciembre hice una post sobre la necesidad de que planifiquemos nuestra intervención y del necesario trabajo por objetivos que tantas veces olvidamos>>VER. Hoy voy a meterme en un plano más “íntimo”, os propongo un método que a mí me funciona, aunque es cierto que precisa un poco de disciplina. No obstante, aunque uno lo lea y crea que no es “para él/ella”, creo que da pistas de interés para cualquiera: se llama GTD (de las siglas Getting Things Done, un libro de David Allen que en castellano se llama “Organízate con Eficacia” ), y no es sólo un método de gestión del tiempo, es mucho más...

           

El GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Yo no he conseguido aplicarlo al 100% (estoy en ello) pero me ha ayudado mucho a organizar mi tiempo y las tareas que realizo.

Próximamente escribiré varios post sobre este tema (y este método en particular) aplicado al trabajo social de Atención social Primaria, ya que, al ser mucha información, la he dividido en varios post, que espero sean de vuestro interés. Intentaré usar ejemplos cotidianos de un trabajador social “de base”.

Os dejo con la cosilla, y en el próximo os voy contando...

Ánimo.

Nacho